Auch wenn du Yoga nur nebenbei unterrichtest, so fällt doch der ein oder andere Papierkram an. Damit nichts verloren geht und damit erst gar keine Stapel entstehen kannst du folgendes tun:
Organisiere deine Ablage!
Du behältst den Überblick, findest alle Unterlagen im Nu wieder und das spart dir Zeit und Sucherei. Außerdem spart es Geld, weil du Betriebsausgaben von der Steuer absetzen kannst, aber nur MIT Quittung. Für eine systematische Ablage benutze ich zwei Ordner. Und das ist drin:
Ordner 1: enthält ein Alphabetisches Register, in dem ich alle Anmeldeformulare meiner Teilnehmer abhefte. Und Notizen, Besonderheiten und so.
Ordner 2: enthält die Fächer Rechnungen/Quittungen, Bank, Versicherung, Finanzamt, Berufsverband und Fächer für jedes Studio, in dem ich Unterrichte mit den entsprechenden Verträgen, Teilnehmerlisten etc.
Kassenbuch: enthält alle Einnahmen & Ausgaben
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Rechnungen und Quittungen: hier hefte ich alle (!) Belege ab, über Ausgaben, die irgendwas mit meiner Tätigkeit zu tun haben. Quittungen über Kleidung, Fachliteratur, Zubehör, CDs, Fortbildungen, Materialien. Auch Tankquittungen, denn ich fahre mit dem Auto zu den Unterrichtsorten. Auch die Kilometer zu den Unterrichtsorten führe ich auf, außerdem die Kilometer zu den Fortbildungen.
Ich habe mir angewöhnt, den Kram immer sofort abzuheften. Wenn du etwas online kaufst, dann drucke die Rechnung aus.
Bank: Wenn du nur einen oder zwei Kurse hast, ist dies hier wahrscheinlich überflüssig. Da ich hauptberuflich als Yogalehrerin arbeite, habe ich mir ein separates Geschäftskonto angelegt. Man darf als Selbständiger seinen Zahlungsverkehr auch über das Privatgirokonto abwickeln, das ist nicht verboten. Aber das Finanzamt macht vielleicht mal eine Prüfung, und dann bekommt es natürlich Einblicke in die privaten Verhältnisse. Ein separates Geschäftskonto erlaubt dir außerdem einen viel besseren Überblick über Einnahmen und Ausgaben. Einziger Nachteil: es kostet monatlich ein paar Euro Gebühr. Bankunterlagen zu diesem Konto und die Kontoauszüge hefte ich in diesem Fach ab. ACHTUNG, noch etwas: solltest du Rechnungen schreiben auf fertigem Briefpapier oder irgendwelche Ausgaben per Lastschrift bezahlen wo deine Kontodaten hinterlegt sind und dir fällt dann irgendwann ein, dass du ein neues Konto brauchst, weil doch mehr Geld reinkommt oder weil deine Bank das mit dem Privatkonto nicht mitmacht, dann kann es ein ziemlicher Aufwand sein, überall die Daten zu ändern!
Versicherung: Alle Unterlagen zur Berufshaftpflicht- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung landen in diesem Fach.
Finanzamt: Jedes Jahr bekommt das Finanzamt mit der Steuererklärung eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung von dir für deine Tätigkeit als Yogalehrer solange du nicht mehr Umsatz als 17.500 Euro pro Jahr machst. (Kleinunternehmerregelung). Diese und die jeweiligen Bescheide landen in diesem Fach.
Berufsverband: alles vom Berufsverband.
Restliche Studiofächer: Hier finden die Verträge Platz, falls es welche gibt, Mietverträge, Honorarverträge, dann Teilnehmerlisten usw. Tipp: wenn du etwas mündlich vereinbarst, dann mach dir auch dazu eine Notiz mit Datum. Manchmal geraten Dinge sonst in Vergessenheit.
Wie lange musst du die Unterlagen aufbewahren? Belege, Buchungsunterlagen, Jahresabschlüsse müssen laut Gesetz 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Korrespondenz und Vereinbarungen 6 Jahre.